Türkiye’de bilişim etkinliği düzenlemek


ngozutok@capital.com.tr

Geçen yıl internet ve mobil ekosisteme yönelik faydalı bir şeyler yapmak için harekete geçtik. Öncelikle ne yapacağımıza karar vermek gerekiyordu. Yazılım yarışması yapmayı düşündük fakat bu konuda yeterli katılım olmayacağına karar verdik. Teknolojilerin yavaş yavaş mobil ve web’e doğru yönelmesi bizi bu kararı almaya itti. Daha sonrasında mobil uygulama yarışması yapmanın faydalı olacağını düşündük. Bu alanda öncesinde yapılmış geniş ve ciddi bir organizasyon yoktu. Yapılan uygulama yarışmaları, genellikle şirketlerin AR-GE süreçlerini hızlandıracak sektörel yarışmalardı. Yarışmaya karar verdikten sonra sıra ödülleri seçmeye gelmişti. Benzeri organizasyonlarda hep para ödülü vardı, hem onlardan ayrılmak hem gerçekten kazanan kişiye yararı olacak ödüller vermek için uzun uzun düşündük. En sonunda Silikon Vadisi’ne göndermenin güzel olacağına karar verdik. Sonrasında ise uygulamanın tanıtımı için reklam paketleri ekledik ve ihtiyaç halinde ofis imkanı sağlayacak çeşitli ödüller ayarladık. Yarışmanın ilk yılında gerçekten hem eleman sıkıntısı çekiyorduk hem onlarca farklı iş ve ayrıntıyla uğraşmak durumunda kalıyorduk. Tabii tecrübesiz olmamız bazı işlerin daha uzun sürmesine neden oluyordu. Bu yıl hem ekip olarak genişledik hem daha fazla tecrübe kazandık. Ama bu yıl yarışmanın sonuna bir de “Mobil Etkinlik” ekleyerek olayı yine zorlaştırdık. Türkiye’de bilişim etkinliği düzenlemek oldukça zor ve meşakkatli bir iş. Bu nedenle birçok etkinlik başlıyor ve uzun süre devam etmeden sona eriyor. İndir. com dolayısıyla bu tarz etkinliklerin çoğuna tanıtım sponsoru olarak destek vermeye çalışıyor. Süreçleri hem kendi yaptığımız etkinliklerden hem bu tarz destek olduğumuz etkinliklerden gözlemleyebiliyoruz. Etkinlik düzenlerken yaşananları kısa kısa yazmaya çalışacağım.

Etkinlik ücretli mi olacak ücretsiz mi? Etkinliği ücretsiz yaptığınız zaman kaç kişinin katılacağını bilmek oldukça zor oluyor. Ücretli yaptığınız zaman ise katılan kişi sayısı az oluyor. Biz ücretsiz yapmayı tercih ettik. Fakat bununla alakalı olarak yurtdışında oldukça yaratıcı çözümler geliştirilmiş. Örneğin etkinlik için 20 TL gibi bir ücret alınıyor, daha sonra katılımcı etkinliğe katıldığı zaman etkinliğin sonunda bu ücret iade ediliyor. Böylelikle gelmeyenler bir nevi bağış yapmış oluyor.

Etkinlik nerede olmalı? Ulaşımın en kolay olduğu yeri seçmek önemli. Biz Bahçeşehir Üniversitesi’ni seçtik. Etkinlik ne zaman olmalı? Etkinliğe katılımın yoğun olmasını istiyorsanız katılmasını hedeflediğiniz kişilerin durumunu az çok tahmin etmeniz ve bu konu hakkında araştırma yapmanız gerekiyor. Örneğin biz genel olarak yazılımcı ve öğrencileri hedefliyoruz. Bu nedenle hafta içi etkinlik yapamıyoruz.

Etkinliğin süresi ne olmalı? Etkinlik mümkün olduğunca kısa olmalı. Fakat içerik gerçekten doyurucu olacaksa bunun kısa olması da hayal kırıklığına neden olacaktır. Optimum bir süreyi bulabilmek önemli.

turkiyede-bilisim-etkinligi-duzenlemek-2Nasıl tanıtım yapacaksınız?
Hedeflediğiniz kişilerin girdiği web siteleri, bloglar, siteler ve diğer mecralar iyi analiz edilmeli. Biz tanıtımlarımız için tüm üniversitelerin ilgili bölümlerine afiş gönderiyoruz, teknoloji ile ilgili blog yazan kişilere ulaşıp konu hakkında bilgilendirme yapıyoruz ve sitelerde haber olması için uğraş veriyoruz. Bir projeye başlarken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, “planlama” aşamasıdır. Çünkü proje başarısının yarısı etkin ve detaylı bir proje planlamadan geçiyor. İşte bunun için proje ekibinizi oluşturduktan ve proje başlatma toplantısını (kick-off) gerçekleştirdikten sonraki adımınız planlama olmalı. Projenin zaman planı da proje yönetim planı içindeki bilgi alanlarından (kapsam, zaman, maliyet gibi) biri. Hatta proje başarısı için en önemli 3 sacayağından biri olan zaman planı proje başarısı için kritik öneme sahip.

Zaman planı hazırlarken dikkat edecekleriniz:
1. Kesin bitiş tarihi ve kesin teslimat tarihlerini öğrenin.
2. Bu tarihler arasında esneklik payı olanlar belirlenip esneklik payları (1 gün, 1 hafta gibi) yanlarına eklenmeli.
3. Zaman planında sizin denetiminizde olmayacak olan her detaya girmeyin.
4. Bütün zaman dilimlerini aynı zaman diliminde (gün veya hafta gibi) yaparsanız karışıklık yaşanmaz.
5. Kaynak atamasını ve aksiyon atamalarını zaman planını çıkardıktan sonra yapın.

Zaman planı hazırlarken yapmanız gerekenler:
1- Belirlenen görev veya iş listesini oluşturun. Benzer olanları ve ayrı olanları belirleyin.
2- Her bir faaliyet/aksiyonun sonucunu/teslimatının ne olacağını açık olarak yazın (Örneğin “geliştirmenin yapılması”, “testin tamamlanması” gibi).
3- Zaman planında gecikmelere yol açabilecek sorun ve dar boğazları önceden tespit edin.
4- Bu sorun ve dar boğazlara karşı önlemleriniz ve risk yanıtlarınız hazır olsun. Kesin çözümleriniz yoksa ekstra zamanlar ilave etmeye çalışın.
5- Proje için mümkün olduğunda gerçekçi kilometre taşlarını belirleyin.
6- Zaman planını izleme ve kontrol amaçlı mekanizmasını kurup gerekli durumlarda değiştirme esnekliği sağlayın. Proje planlaması sırasında kullanacağınız bazı metotlara bakacak olursak…

Kritik yol metodu: Bu metot projelerinizdeki faaliyetlerinize ilişkin zaman planı hazırlamak için kullanılan bir araçtır. İş kırılım yapısında (İKY) yer alan sonuçları kullanarak tüm faaliyetlerin proje başlangıcından sonuna kadar sıralanışını bir grafik üzerinde görebilirsiniz. Buradaki en önemli nokta, kritik önemdeki faaliyetlerin projenin tamamlanması için en önemli aksiyon olduğudur. Bu nedenle proje teslim tarihinin tutturulabilmesi için kritik faaliyetlerin tam zamanında tamamlanmış olması gerekli.

Projelerde zaman planının önemi
Ömür Benek twitter.com/ OmurBenek http://omurbenek.com

PERT grafiğiyle izleme: PERT grafiği, kritik yol metoduna çok benzer. Kritik yol metoduyla projenizin kritik yolunu belirledikten sonra PERT grafiği de her bir görevi veya tüm projenizin kaydettiği ilerlemeyi gösterir.

GANTT diyagramını kullanmak: GANTT diyagramı bir çubuk grafik gösterimi olup projenizde belirlemiş olduğunuz görevlerin ve faaliyetlerin süresini ve kronolojik sırasını gösterir. Ayrıca görevler arası öncelik sırasını ortaya koyar.

Sonuç ve karşılaştırma: Sonuç olarak bu 3 metottan projeniz ve sizin için en uygunu hangisiyse onu kullanmak size kalmış. Ayrıca projenin değişik zamanlarında hem çubuk hem akış grafiğini kullanabilirsiniz. Bu yöntemlerin her biri sayesinde aktivitelerin ne kadar zaman alacağını, hangi sırayla yapılması gerektiğini ve sorumlularını görebileceksiniz. Tüm bilgiler ışığında diyebileceğim, hangi grafik tipini kullanacağınıza deneyimlerinize göre karar vermek olacaktır. Ayrıca sunumu ve gösterimi kime yapacağınıza ve hangi amaçla yapacağınıza göre istediğiniz yöntemi kullanmanız daha doğru olur.

Yorum yapın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.